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                公司治理

                伯東集團企業 公司治理
                制作:2006年5月10日
                修改: 2009年7月31日
                修改: 2015年3月30日

                本公司根據公司法第362條第4款第6項以及公司法實施規則第100條第1款和第3款所述“確保董事履行職務時符合法律法規及章程的體制以及確保株式會社業務及該株式會社及其子公司構成的企業集團內業務的妥當性的其他體制”(內部管理體系),實施企業體制完善的舉措如下。

                確保董事及雇員履行職務時符合法律法規及章程的體制

                1. 將《伯東集團倫理行動憲章》以及合規方面的各項規定,定為本公司及本公司子公司(以下簡稱“本公司集團”)的行動規范,面向本公司集團的董事以及雇員定期舉辦研修活動等,在企業開展業務及活動過程中,以徹底遵守法律法規及社會倫理為前提條件。
                2. 任命管理合規事項的執行董事作為合規方面的總責任人。該執行董事之下,通過統管合規事項的總務部,完善合規工作及流程,構筑并維持本公司集團內橫向貫通的合規體制。此外,內部統管室將監督其實施情況和有效性等。
                3. 根據倫理方面的規定,設立以代表董事/社長為委員長的合規委員會,審議本公司集團的全部合規方面的重要事項,再將該結果在董事會上報告。
                4. 根據保護內部舉報者的規定,對于違反法律法規、社會倫理方面的可疑行為等,為促使雇員直接向合規委員會提供信息,本公司集團采取手段設立并運行橫向貫通的內部舉報窗口。
                5. 與威脅社會秩序和市民安全的反社會勢力不產生任何瓜葛。對反社會勢力提出的不正當要求或妨礙社會的行為,與警察局或律師等外部專業機構緊密配合,采取堅決態度實施有組織的應對。

                董事履行職務時所涉及信息的保存及管理的相關體制

                1. 董事履行職務時所涉及的文件 (包含電子文檔), 根據文件管理規定必須對相關資料予以保存和管理,根據需要保持可閱覽的狀態至少10年。
                2. 依照信息安全政策、電子信息管理規定及其他信息安全的相關規定,在電子信息的保護、管理及使用中要設法提高水準等級,使業務更加流暢。

                損失風險管理的相關規定及其他體制

                1. 任命管理風險的執行董事作為風險相關的總責任人。該執行董事之下,通過統管風險事項的總務部,構筑本公司集團內橫向貫通的風險管理體制。
                2. 風險管理方面的執行董事,指定本公司集團內的各種風險的相關責任部門,由各個責任部門實施各項策略來提高風險管理的實效性,對所轄的風險管理狀況實施持續監控。
                3. 為應對本公司集團的全部風險在現實情況下產生的危機,針對緊急對策、防止損害擴大的對策、恢復對策以及防止再發生對策等內容制定風險管理基本規定,通過迅速且適當的對應措施努力控制和減少損失。

                確保董事有效履行職務的體制

                1. 由董事會制定《合并的集團經營計劃》。在該經營計劃的基礎上,由各個業務執行董事設定每個事業部門以及子公司的業績目標和預算,實施每個月/季度的業績管理。在董事會及常務會上切實運用經營管理體系,審閱每個月/季度的業績并實施改善方案,設法促使董事有效履行職務。
                2. 通過決策過程的簡約化等,促使決策更加迅速,同時對于重要事項則通過常務會的協商制度慎重地進行決策。
                3. 根據董事會的決定執行業務時,參照組織機構的綜合性規定、業務分塊的規定、職務權限的規定、國內/海外關聯公司的管理規定,制定各位責任人及其責任以及執行程序的具體內容,確立各項業務的責任體制,確保業務有效運營。

                確保公司及子公司構成的企業集團內業務的妥當性的體制

                1. 將《伯東集團企業倫理行動憲章》作為本公司集團的行動規范,在此基礎上由本公司集團下屬的各公司根據需要對各種規定予以完善,構筑本公司集團的內部管理體系。
                2. 合規與風險管理方面的執行董事,持有構筑各家子公司的合規體制以及風險管理體制的權限與責任,同時由總務部進行橫向貫通的推進和管理。
                3. 子公司管理的負責部門,根據國內/海外關聯公司的管理規定,就子公司的業績、財務狀況及其他經營上的重要事項,要求向本公司定期報告。同時定期召開包括本公司集團董事出席的責任人會議,完善子公司內發生重要事項情況下的相應責任人在會議上的報告體制,從而根據子公司的情況進行必要的管理。
                4. 根據金融商品交易法,為確保本公司集團的財務報告的可靠性,本公司集團下各家公司必須完善并開展有關財務報告的必要和妥善的內部管理。此外,內部統管室依照內部管理規定,定期審核內部管理的有效性,針對審核結果提出必要的改善或糾正建議,同時向董事會報告。

                監事設立某雇員協助其履行職務的情況下,該雇員的相關條件以及相對于董事的獨立性

                1. 關于協助監事職務的雇員的規定條件中,作為協助監事工作的雇員,應當從本公司的雇員中選任,對于該雇員的人事調動以及人事考核,須事先得到監事會的同意。另外,該雇員不得兼任公司的其他業務職位,不得在董事的指揮命令下工作。

                董事及雇員向監事報告的體制以及其他向監事報告的相關體制

                1. 當董事或雇員發現本公司(或子公司)發生或有可能發生造成重大損失的事項,或發現違法或不正當行為時,或發生了按照規定應當向監事會報告的其他事項時,須立即向監事會報告。同時不僅限于上述情況,監事在必要情況下可要求董事或雇員進行報告。關于報告的方式,由董事與監事會協商后決定。
                2. 內部統管室對本公司集團的內部監督情況、總務部對本公司集團的合規事項管理情況與風險管理情況及內部舉報情況等,必須定期分別向監事報告。
                3. 報告者向監事進行報告后,禁止因該報告內容對報告者實施不利待遇,董事及雇員必須對此知曉。

                其他確保監事的監督工作能夠有效實施的體制

                1. 設法開展適當溝通和有效的監督工作,定期舉辦與代表董事之間的意見交流會。
                2. 監事在職務履行中的必要情況下,可聘請律師、注冊會計師等外部專家,其費用由本公司承擔。

                ※以上內容登載于伯東株式會社的網站,其頁面鏈接如下。

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